ورجینیا کے محکمہ برائے انسانی وسائل کا انتظام

تنوع، مواقع اور شمولیت

فہرست مواد

عام معلومات
مشاورت
اپیلیں
مفادات کے تصادم کی وجہ سے شکایات
EEO کی ذمہ داریاں
تعریفیں

ملازمت کی بنیاد پر امتیازی سلوک کی شکایت کا دستی

عام معلومات

§1۔1 تعارف

آفس آف ورک فورس انگیجمنٹ (OWE) مسلسل ایک پائیدار تبدیلی لانے والی ورک پلیس کے حصول کے لیے کام کرتا ہے جہاں باریک، کھلی، بین الشخصی اور رسمی امتیاز ماضی کی بات بن جائے۔ OWE ایجنسیوں کی مدد کے لیے پرعزم ہے تاکہ وہ انصاف کو فروغ دے سکیں، تعلیم، تربیت حاصل کریں اور پورے شکایتی عمل کے دوران ملازمین کے حقوق کا تحفظ کریں۔

OWE ڈی DHRM پالیسی 205 مساوی روزگار کے مواقع نافذ کرتا ہے، جو ریاستی سرکاری ملازمین اور ریاستی حکومت کی ملازمت کے درخواست دہندگان کے خلاف امتیاز کو ممنوع قرار دیتی ہے۔

DHRM پالیسی 2.05 ان افراد کے خلاف انتقامی کارروائی سے بھی منع کرتا ہے جو امتیازی سلوک کی شکایت درج کراتے ہیں، شکایت کے عمل میں حصہ لیتے ہیں، یا امتیازی سلوک کی مخالفت کرتے ہیں۔

اس EEO امتیازی سلوک کی شکایت دستی کا مقصد موجودہ اور سابق ملازمین اور ملازمت کے درخواست دہندگان کو Commonwealth of Virginia کی Executive Branch agencies میں EEO امتیازی شکایات دائر کرنے کے حوالے سے رہنمائی فراہم کرنا ہے، نیز ریاستی اداروں کی قیادت کو EEO شکایات کو سنبھالنے کے لیے ایک معیاری عمل فراہم کرنا ہے۔

امتیازی سلوک کی شکایات کی تحقیقات کا ہمارا دائرہ اختیار صرف موجودہ اور سابقہ ملازمین اور Commonwealth of Virginia، Executive Branch agencies کے ملازمت کے درخواست دہندگان پر لاگو ہوتا ہے، جن کے ملازمین Virginia Personnel Act کے تحت آتے ہیں۔ موجودہ اور سابق ملازمین کو § 2.2-2905کا جائزہ لینا چاہیے۔ "کچھ افسران اور ملازمین Virginia پرسنل ایکٹ کے چیپٹر سے مستثنیٰ ہیں" تاکہ وہ ہمارے دفتر میں فائل کرنے کی اہلیت کا تعین کر سکیں۔ وہ ملازمین جو ہمارے عمل سے مستثنیٰ ہیں، انہیں چاہیے کہ وہ اپنے قائم شدہ شکایت کے عمل کے بارے میں اپنے آجر سے رابطہ کریں یا وفاقی مساوی روزگار کے مواقع کمیشن میں درخواست دائر کریں۔

§1۔2 OWE رابطہ معلومات

دفتر برائے ورک فورس انگیجمنٹ
شعبہ انسانی وسائل کے انتظام
101 شمال: 14ویں اسٹریٹ، 12 فلور
رچمنڈ، ورجینیا 23219
ٹیلیفون: 804-225-2136
ویب: https://www.dhrm.virginia.gov/diversity-opportunity-inclusion
ای میل: owe@dhrm.virginia.gov

§1۔3 اتھارٹی

آفس آف ورک فورس انگیجمنٹ (OWE) Virginia ڈیپارٹمنٹ آف ہیومن ریسورسز مینجمنٹ (DHRM) کے اندر کام کرتا ہے۔ ہر ایک مجموعی طور پر Commonwealth کو قیادت، خدمات اور رہنمائی فراہم کرنے کے لیے پرعزم ہے۔

OWE گورنر کے ایگزیکٹو آرڈرز آن ایکوئل اپورچونٹی آرڈرز اور DHRM پالیسی 205، مساوی روزگار کے موقع، اور Virginia ہیومن رائٹس ایکٹ، سول رائٹس ایکٹ آف 1964 کے ٹائٹل VII اور دیگر تمام وفاقی امتیازی سلوک کے خلاف قوانین نافذ کرتا ہے۔

§1۔4 کردار

OWE امتیازی سلوک کی شکایات کے لیے اپیل کا ادارہ ہے، لیکن صرف اس وقت جب شکایات کا جائزہ لیا جائے اور ملازمت دینے والی ایجنسی کی طرف سے فیصلہ کیا جائے، اور حتمی ایجنسی فیصلہ (FAD) جاری کیا جائے۔ وہ ملازمین جو سمجھتے ہیں کہ انہیں امتیازی سلوک کا سامنا کرنا پڑا ہے، انہیں پہلے اپنی ایجنسی میں شکایت درج کروانا چاہیے، جو اس معاملے کا جائزہ لے گی اور ممکنہ طور پر تحقیقات کرے گی۔ اگر ملازم ایجنسی کے فیصلے سے مطمئن نہیں ہے، تو وہ OWE کے خلاف اپیل کر سکتا ہے۔ شکایت کے عمل کو شروع کرنے میں مدد کے لیے، ملازمین کو چاہیے کہ وہ اپنی ایجنسی کے ہیومن ریسورسز ڈیپارٹمنٹ سے رابطہ کریں۔

نایاب صورتوں میں، OWE امتیازی سلوک کی شکایات براہ راست قبول کر سکتا ہے۔ OWE ان شکایات کا جائزہ لے گا جن کی ایجنسی نے تحقیقات نہیں کی ہوں گی اگر مفادات کا تصادم (COI) موجود ہو۔ ایسے مقدمات خاص غور طلب ہوتے ہیں۔

The DHRM – OWE EEO امتیازی سلوک کی شکایت کا عمل ملازمین کو یہ اجازت دیتا ہے کہ وہ درج ذیل یا تو کر سکتے ہیں:

امتیازی سلوک کے الزامات کے حوالے سے FAD کے خلاف اپیل کریں ، یا
ایجنسی کی قیادت کے ساتھ مفادات کے تصادم (COI) کی بنیاد پر امتیازی سلوک کی شکایت درج کروائیں۔

OWE ہر اپیل اور COI شکایت کو قبول یا مسترد کرنے کے لیے جانچے گا۔ اگر منظور ہو جائے تو تفتیش جتنی جلدی ممکن ہو انتظامی طور پر شروع ہو جائے گی۔ اگر مسترد کر دیا گیا تو OWE کی اس معاملے میں شمولیت ختم ہو جائے گی۔

اپیلوں اور COI شکایات کا جائزہ عام طور پر 3سے4 ہفتوں کے اندر ہوتا ہے۔
قبولیت کے بعد، تحقیقات عام طور پر منظوری کے 180 دن کے اندر ختم ہو جاتی ہیں۔

اگرچہ یہ نایاب ہے، شکایات کے جائزے اور تحقیقات مقررہ مدت سے زیادہ ہو سکتی ہیں کیونکہ عملے کی کمی یا دیگر ناگزیر تاخیر ہو سکتی ہے۔

OWE قانونی مشورہ فراہم نہیں کرتا۔ جو ملازمین قانونی مشورہ چاہتے ہیں انہیں رہنمائی کے لیے روزگار کے قانون کے وکیل سے رابطہ کرنا چاہیے۔ قانونی سوالات رکھنے والی ایجنسیوں کو چاہیے کہ وہ اپنے مقرر کردہ وکیل سے اٹارنی جنرل کے دفتر میں رابطہ کریں۔

§1۔5 دیگر ایجنسی وسائل

The Code of Virginia اور گورنر کا ایگزیکٹو آرڈر ریاستی کام کی جگہوں پر نسل، رنگ، مذہب، قومی اصل، جنس، حمل، زچگی یا متعلقہ طبی حالت، عمر، ازدواجی حیثیت، معذوری، جنسی رجحان، صنفی شناخت یا اظہار، سیاسی وابستگی، یا سابق فوجی کی حیثیت کی بنیاد پر امتیاز کو ممنوع قرار دیتے ہیں۔ ریاستی ملازمین کے پاس امتیازی سلوک یا دیگر کام کی جگہ کے معاملات کے بارے میں اپنے خدشات اجاگر کرنے کے لیے متعدد وسائل موجود ہیں۔

اٹارنی جنرل کا دفتر برائے شہری حقوق

اٹارنی جنرل کے دفتر نے ایک دفتر برائے شہری حقوق (OCR) قائم کیا ہے جو ملازمت میں امتیاز کی شکایات قبول کر سکتا ہے۔

OCR شکایات کی تحقیقات کر سکتا ہے، شکایت کو کسی اور مجاز ادارے کو بھیج سکتا ہے، یا حل میں مدد کی کوشش کر سکتا ہے۔

اگر شکایت حل نہ ہو سکی تو آپ کو امتیازی سلوک کے دعوے پر مقدمہ دائر کرنے کے حق کا نوٹس دیا جا سکتا ہے۔ مزید معلومات OCR ویب سائٹ پر یا (804) 225-2292 پر کال کر کے یا ای میل civilrights@oag.state.va.us کے ذریعے حاصل کی جا سکتی ہیں۔

دفتر برائے ملازمت تنازعہ حل

کام کی جگہ پر پیدا ہونے والی شکایات کو منصفانہ اور بروقت حل کیا جانا چاہیے۔ کام کی جگہ کے مسئلے یا تشویش کے حل کے لیے مناسب متبادل منتخب کرتے ہوئے، ملازمین اور ایجنسی کی انتظامیہ دفتر برائے ملازمت تنازعہ حل ("EDR") اور اپنی ایجنسی کے ہیومن ریسورسز آفس سے معلومات اور رہنمائی حاصل کر سکتی ہے۔ اگرچہ EDR کنسلٹنٹس قانونی مشورہ فراہم نہیں کرتے، وہ متعلقہ پالیسیوں کی نشاندہی میں مدد کر سکتے ہیں اور کام کی جگہ کے مسائل کو حل کرنے کے لیے مختلف آپشنز پر بات چیت کر سکتے ہیں۔

EDR ملازمین یا انتظامیہ کی حمایت نہیں کرتا، بلکہ کام کی جگہ کے تنازعات کے حل میں غیر جانبدارانہ خدمات فراہم کرتا ہے۔ EDR شکایت کے عمل اور ثالثی کے عمل دونوں کا انتظام کرتا ہے۔ دونوں کام کی جگہ پر تنازعات حل کرنے کے لیے قابل عمل آپشنز ہیں۔

EDR کے عمل سے متعلق مخصوص سوالات کے لیے EDR سے رابطہ کرنا بہتر ہے۔ EDR ڈیپارٹمنٹ آف ہیومن ریسورس مینجمنٹ میں واقع ہے اور اسے فون کے ذریعے 804-786-7994 یا 1-888-23-ADVICE (232-3842) پر رابطہ کیا جا سکتا ہے۔ مزید معلومات EDR کی ویب سائٹ پر دستیاب ہیں۔ ایجنسیوں کو چاہیے کہ وہ اپنے مقرر کردہ وکیل سے اٹارنی جنرل کے دفتر میں کسی بھی قانونی سوال کے لیے رابطہ کریں۔

وفاقی مساوی روزگار مواقع کمیشن

EEOC وفاقی ادارہ ہے جو زیادہ تر وفاقی ملازمت میں امتیاز کے قوانین کی نگرانی کرتا ہے۔ شکایات EEOC کی ویب سائٹ کے ذریعے دائر کی جا سکتی ہیں۔ EEOC آپ کی جمع کرائی گئی درخواست کا جائزہ لے گا اور مختلف اقدامات کر سکتا ہے، جن میں تحقیقات کرنا، ثالثی کے ذریعے معاملہ حل کرنا یا آپ کو مقدمہ دائر کرنے کے لیے "حق مقدمہ" کا خط فراہم کرنا شامل ہے۔ مزید معلومات کے لیے، 1-800-669-4000پر کال کریں۔

نوٹ: وہ قوانین اور پالیسیاں جن کے تحت یہ وسائل کام کرتے ہیں، امتیازی سلوک کی شکایت کرنے یا شکایت میں ملوث ہونے پر انتقامی کارروائی کو ممنوع بناتی ہیں، جیسے کہ دعوے کی حمایت میں ثبوت فراہم کرنا۔ اگر آپ نے ان میں سے کسی ایک وسائل میں حصہ لیا ہے اور محسوس کرتے ہیں کہ آپ کے آجر نے آپ کے خلاف انتقامی کارروائی کی ہے، تو متعلقہ ذریعہ سے رابطہ کریں اور انتقامی کارروائی کی اطلاع دیں۔

مشاورت

§2۔1 ملازمین کی مشاورت

اپیلوں اور امتیازی سلوک کی شکایات کے بارے میں خفیہ مشورہ ان ملازمین کے لیے دستیاب ہے جو شکایت درج کرنے پر غور کر رہے ہیں، درج کردہ رابطہ معلومات کے ذریعے۔ دیکھیں § 1.1 رابطہ معلومات۔

مشاورت کے دوران OWE کے عملے کے لیے:

اپنے خدشات سنیں۔
متعلقہ قوانین اور پالیسیوں کی وضاحت کریں۔
حل کے اختیارات کے بارے میں مشورہ۔
مدد کے لیے متبادل ریاستی یا وفاقی اداروں کو رجوع کریں۔
فائلنگ کے عمل کی وضاحت کریں۔

OWE قانونی مشورہ فراہم نہیں کرتا۔ جو ملازمین قانونی مشورہ چاہتے ہیں انہیں ملازمت کے قانون کے وکیل سے رابطہ کرنا چاہیے۔

§2۔2 ایجنسی مشاورت

OWE ایجنسیوں کے لیے بھی دستیاب ہے تاکہ وہ مساوی روزگار کے مواقع (EEO) دفتر قائم کرنے کے لیے رہنمائی فراہم کر سکیں۔

او ڈبلیو ای عملہ یہ کرے گا:

ایجنسی کی موجودہ EEO پالیسیوں، ورک فورس کی تشکیل، اور موجودہ شکایت کے طریقہ کار کا جائزہ لینا، EEO تفتیشی ٹیمپلیٹس فراہم کرنا، اور شکایت کے عمل کے دوران مشاورت اور معقول سہولیات کے عمل کے دوران مشاورت کرنا۔
دفتر کی ساخت، عملے کی ضروریات، اور رپورٹنگ کی درجہ بندی کو واضح کرتے ہوئے ایک مخصوص نفاذ منصوبہ تیار کریں۔
قیادت اور ملازمین کے لیے تربیتی سیشنز تیار کریں اور ان کا انعقاد کریں تاکہ آگاہی اور تعمیل کو فروغ دیا جا سکے۔
ڈیٹا جمع کرنے اور رپورٹنگ کے پروٹوکول قائم کریں تاکہ ورک فورس کی تنوع کی نگرانی کی جا سکے اور EEO اہداف کی جانب پیش رفت کو ٹریک کیا جا سکے۔
EEO دفتر کے افعال کو بدلتے ہوئے قانونی اور تنظیمی تقاضوں کے مطابق ہم آہنگ کرنے کے لیے مسلسل معاونت، وقفے وقفے سے پالیسی جائزے، اور مسلسل بہتری کے اقدامات فراہم کرنا۔

اپیلیں

OWE ایجنسی کے اندر مساوی روزگار کے مواقع (EEO) شکایات کا جائزہ لینے اور فیصلہ کرنے کا ذمہ دار ہے۔ ایک مکمل سروس EEO دفتر کے برعکس جو ابتدائی شکایات، تحقیقات، اور قراردادوں کو سنبھالتا ہے، اپیل صرف دفتر صرف ایجنسی کے فیصلوں پر نظر ثانی پر توجہ دیتا ہے۔ اس کے بنیادی فرائض میں کیس ریکارڈز کا جائزہ لینا، یہ جانچنا کہ آیا مناسب طریقہ کار پر عمل کیا گیا، اور یہ جانچنا کہ آیا ابتدائی نتائج میں غلطیاں ہوئی ہیں یا نہیں۔

یہ دفتر وفاقی اور ریاستی EEO قوانین کی تعمیل کو یقینی بناتا ہے، اپیلوں کا غیر جانبدارانہ جائزہ لیتا ہے، اور حتمی فیصلہ یا سفارش جاری کرتا ہے۔ مزید برآں، اگر ایجنسی کے تفتیشی عمل میں تضادات پائے جائیں تو OWE اصلاحی اقدامات کے بارے میں رہنمائی فراہم کر سکتا ہے اور پالیسی اور/یا طریقہ کار میں بہتری کی سفارش کر سکتا ہے۔ OWE کا مقصد ان ملازمین کے لیے ایک منصفانہ اور غیر جانبدار طریقہ کار فراہم کرنا ہے جو سمجھتے ہیں کہ ان کی شکایات مناسب طریقے سے حل نہیں ہوئیں، تاکہ ایجنسی کی مساوی مواقع اور امتیاز نہ کرنے کے عزم پر اعتماد کو مضبوط کیا جا سکے۔

§3۔1 ایجنسی کے حتمی فیصلے کے خلاف اپیل دائر کرنا

OWE ایک اپیل ادارہ ہے جو امتیازی سلوک کی شکایات کا جائزہ لیتا ہے جب وہ پہلے ملازمت کرنے والی ایجنسی کی طرف سے فیصلہ ہو چکے ہوں اور FAD جاری ہو چکا ہو۔ امتیازی سلوک کا الزام لگانے والے ریاستی ملازمین کو پہلے اپنی ایجنسی میں امتیازی سلوک کی شکایت درج کروانی ہوگی تاکہ اس کا جائزہ لیا جا سکے اور ممکنہ تحقیقات کی جا سکے۔ براہ کرم عمل شروع کرنے کے لیے اپنی ایجنسی کے ہیومن ریسورسز ڈیپارٹمنٹ سے رابطہ کریں۔

OWE ایک آن لائن شکایت مینجمنٹ سسٹم استعمال کرتا ہے تاکہ ایجنسی کی جانب سے جاری کردہ FAD میں اپیل دائر کی جا سکے۔ OWE صرف وہی فارم قبول کرے گا جو بروقت اور آن لائن جمع کرائے گئے ہوں۔ دیکھیں § 2.1 اپیل دائر کرنے کے لیے وقت کی شرائط

§3۔2 اپیل دائر کرنے والے ملازمین کے لیے ضروریات

OWE اب ڈاک یا کاغذی شکایت فارم قبول نہیں کرے گا۔ تمام فارم آن لائن مکمل اور جمع کروانے چاہئیں۔ اگر آپ کو مدد کی ضرورت ہو تو براہ کرم ہمارے دفتر سے رابطہ کریں۔

شکایت کنندہ کو نیچے دی گئی ہدایات پر عمل کرنا چاہیے تاکہ ہمیں شکایت موصول ہو سکے۔

ہماری ویب سائٹ پر جائیں اور "اپیل کیسے فائل کریں" پر کلک کریں۔ یہ لنک آپ کو DHRM ریکویسٹ فارم نامی ویب پیج پر لے جائے گا یا آپ یہاں لنک فالو کر سکتے ہیں۔
رپورٹ کی قسم کے لیے، ڈراپ ڈاؤن پر کلک کریں اور EEO اپیل منتخب کریں۔
ستارے (*) سے ظاہر کردہ تمام حصوں کو مکمل کریں۔
براہ کرم صرف وہی بنیاد(بنیادیں) منتخب کریں جن میں آپ کی ایجنسی میں شکایت قبول کی گئی ہو۔ (مثال کے طور پر، اگر آپ کی ایجنسی نے صرف عمر قبول کی ہے، تو صرف عمر منتخب کریں)
اپنی ایجنسی کے حتمی فیصلے سے اختلاف کی وجوہات کی مختصر وضاحت دیں۔
- آپ کے مختصر بیان میں شامل کیے گئے عناصر کو مدنظر رکھنا چاہیے:
  - ان واقعات کی مختصر فہرست جس کی وجہ سے آپ نے اپنی ایجنسی میں EEO شکایت درج کروائی، جس میں مبینہ امتیاز کی تاریخ بھی شامل ہے
  - شکایت درج کرانے سے پہلے اپنے دعووں کی تمام تفصیلات اور مسئلہ حل کرنے کے لیے کیے گئے اقدامات مختصرا فراہم کریں
  - ایجنسی کے فیصلے سے اختلاف کی وجہ اور وہ ثبوت شامل کریں جن پر آپ کو یقین ہے کہ انہوں نے غور نہیں کیا۔
  - براہ کرم FAD کی ایک کاپی منسلک کرنا یقینی بنائیں
براہ کرم FAD کے علاوہ اضافی دستاویزات منسلک نہ کریں۔ براہ کرم دستخط فراہم کریں تاکہ تصدیق ہو سکے کہ آپ نے جو معلومات شیئر کی ہیں وہ آپ کے علم اور یقین کے مطابق درست ہیں۔

نوٹ: شکایت کنندہ کو یاد دلایا جاتا ہے کہ اس مرحلے پر نئے شواہد پیش نہیں کیے جا سکتے۔ شکایت کنندہ کو یہ ثابت کرنا ہوگا کہ تحقیقات کے دوران پیش کیے گئے شواہد کی بنیاد پر، ایجنسی کو اپنے حق میں مختلف نتیجہ اخذ کرنا چاہیے تھا۔

شکایت جمع کروانے کے بعد مزید کارروائی کی ضرورت نہیں ہوتی۔ OWE کے تفتیش کار شکایت کا جائزہ لیں گے اور شکایت کنندہ کو اس کی صورتحال سے آگاہ کریں گے۔

اپیل کے عمل سے متعلق سوالات کے لیے، آپ ہم سے (804) 225-2136پر رابطہ کر سکتے ہیں۔ آپ ہمارے دفتر پر بھی ای میل کر سکتے ہیں owe@dhrm.virginia.gov۔

§3۔3 ایجنسی کے حتمی فیصلے کے لیے تقاضے

ایجنسی کو حتمی ایجنسی فیصلہ (FAD) لکھتے وقت نیچے دی گئی ہدایات پر عمل کرنا چاہیے۔ FAD واضح، جامع اور درج ذیل کلیدی عناصر پر مشتمل ہونا چاہیے:

سرخی اور ایجنسی کی معلومات – خط میں ایجنسی کا نام، فیصلہ جاری کرنے والا دفتر، اور رابطہ کی تفصیلات شامل ہونی چاہئیں۔
کیس کی شناخت – کیس نمبر، شکایت کنندہ کا نام، اور شکایت اور اپیل کے عمل سے متعلق کسی بھی متعلقہ تاریخوں کا حوالہ دیں۔
مسائل کا بیان – شکایت میں اٹھائے گئے دعووں کی واضح وضاحت کریں، جن میں امتیاز، ہراسانی یا انتقامی کارروائی کے مخصوص الزامات شامل ہیں۔
طریقہ کار کی تاریخ – شکایت کے عمل کا خلاصہ فراہم کریں، جس میں اٹھائے گئے اہم اقدامات، تحقیقات اور کسی بھی سابقہ فیصلے شامل ہیں۔
قابل اطلاق قوانین اور پالیسیاں – متعلقہ وفاقی اور ریاستی EEO قوانین، ضوابط، اور ایجنسی کی پالیسیوں کا حوالہ دیں جو کیس پر لاگو ہوتی ہیں۔
نتائج اور تجزیہ – زیر غور شواہد، لاگو کیے گئے قانونی معیارات، اور فیصلے کے پیچھے وجوہات کی تفصیلی وضاحت فراہم کریں۔ اس سیکشن میں ہر دعوے کو الگ الگ حل کرنا چاہیے۔
حتمی فیصلہ – حتمی فیصلہ واضح طور پر بیان کریں (مثلا امتیاز پایا گیا یا نہیں) اور اگر قابل اطلاق ہو تو کوئی اصلاحی کارروائی۔
اپیل کے حقوق اور اگلے اقدامات – شکایت کنندہ کو ان کے اپیل کے حق سے آگاہ کریں، جس میں وقت کی تقاضاں، درخواست دائر کرنے کی جگہ اور دستیاب متبادل تنازعہ حل کے اختیارات شامل ہیں۔
رابطے کی معلومات – مزید سوالات یا فیصلے کے بارے میں وضاحت کے لیے رابطہ کی تفصیلات فراہم کریں۔
دستخط اور تاریخ – فیصلہ متعلقہ افسر کے دستخط کے ساتھ ان کے عنوان اور اجرا کی تاریخ ہونا چاہیے۔

یہ شفافیت، قانونی تعمیل اور ایجنسی کے فیصلے کی واضح اطلاع کو مدعی تک پہنچانے کو یقینی بناتا ہے۔

اپیل کے عمل سے متعلق سوالات یا مدد کے لیے، آپ ہم سے (804) 225-2136پر رابطہ کر سکتے ہیں۔ آپ ہمارے دفتر کو بھی ای میل کر سکتے ہیں: owe@dhrm.virginia.gov۔

§ 3۔4 اپیل دائر کرنے کے لیے وقت کی شرائط

ملازم کی اپیل FAD کی تاریخ سے 15 کیلنڈر دنوں کے اندر OWE میں دائر ہونی چاہیے۔

اپیل دائر کرنے کی تاریخ وہی تاریخ ہے جب یہ ہمارے آن لائن پورٹل پر جمع کرائی جاتی ہے۔

اگر اپیل بروقت دائر نہ کی جائے تو اپیل انتظامی طور پر بند کر دی جائے گی اور ایسی ناکامی صرف غیر معمولی حالات کی بنا پر معاف کی جائے گی۔

مفادات کے تصادم کی وجہ سے شکایات

§ 4۔1 حالات

OWE براہ راست امتیازی سلوک کی شکایات کو اس وقت دیکھے گا جب مندرجہ ذیل مفادات کے ٹکراؤ (COI) کی صورتحال لاگو ہو:

شکایت ایجنسی کے سربراہ کے خلاف ہے۔
شکایت ایک EEO مینیجر کے خلاف ہے۔
شکایت ایک HR ڈائریکٹر کے خلاف ہے۔

نوٹ: COI کیس کے طور پر اہل ہونے کے لیے، امتیازی سلوک کرنے والا فرد اوپر بیان کردہ افراد میں سے ایک ہونا چاہیے۔ مبینہ واقعے کے دوران ان میں سے کسی بھی فرد کی موجودگی شکایت کو COI کے طور پر درجہ بند کرنے کے لیے کافی نہیں ہے۔ ایسے معاملات میں، شکایت پہلے ایجنسی کے پاس درج کرانی چاہیے۔ مزید رہنمائی کے لیے نیچے دیکھیں۔

امتیازی سلوک کا کیس جو مفاد کے تصادم (COI) کے طور پر درجہ بند نہ ہو، اس میں ایجنسی ہیڈ، EEO مینیجر یا HR ڈائریکٹر کے بجائے سپروائزر، مینیجر یا ساتھی کے خلاف الزامات شامل ہوں گے۔

OWE ایسی شکایات کی قبولیت یا انکار کا جائزہ لے گا۔ OWE اپنے فیصلے کی تحریری اطلاع فوری طور پر فراہم کرے گا۔ اگر منظور ہو جائے تو جتنی جلدی ممکن ہو سکے تفتیش شروع ہو جاتی ہے۔ اگر مسترد کر دیا گیا تو OWE کا اس معاملے سے تعلق ختم ہو جاتا ہے۔

§ 4۔2 مفادات کے تصادم کی وجہ سے شکایت درج کروانا

براہ کرم ہمارا آن لائن فائلنگ سسٹم استعمال کریں* اور اس بات کو یقینی بنانے کے لیے نیچے دی گئی ہدایات پر عمل کریں کہ ہمیں آپ کی شکایت موصول ہوئی ہے۔

ہماری ویب سائٹ پر جائیں اور "مفادات کے تصادم کی وجہ سے امتیاز کیسے فائل کریں" پر کلک کریں۔ یہ لنک آپ کو DHRM ریکویسٹ فارم نامی ویب پیج پر لے جائے گا یا آپ یہاں لنک فالو کر سکتے ہیں۔
رپورٹ کی قسم کے لیے، ڈراپ ڈاؤن پر کلک کریں اور EEO Conflict of Interest منتخب کریں۔
ستارے (*) سے ظاہر کردہ تمام حصوں کو مکمل کریں۔
اس بنیاد کا انتخاب کریں جس کے لیے آپ کی ایجنسی نے آپ کی شکایت قبول کی ہو۔
مختصرا بیان کریں کہ آپ کیوں سمجھتے ہیں کہ آپ کے ساتھ امتیاز کیا گیا ہے۔ *ایسا نہ کرنے کی صورت میں آپ کی شکایت کی کارروائی میں تاخیر ہو سکتی ہے۔ *
- a. آپ کے مختصر بیان میں شامل کیے گئے عناصر کو مدنظر رکھنا چاہیے:
  - واقعات کی مختصر ٹائم لائن
  - ان تمام افراد کے نام، فون نمبرز، ملازمت کے عہدے، اور محفوظ زمرہ جات فراہم کریں جن کے بارے میں آپ سمجھتے ہیں کہ امتیاز کا شکار ہوا
  - مختصر طور پر اپنے دعوے کی تمام تفصیلات فراہم کریں
براہ کرم اس بات کی تصدیق کے لیے ایک دستخط فراہم کریں کہ آپ نے جو معلومات شیئر کی ہیں وہ آپ کے بہترین علم اور یقین کے مطابق ہیں۔

شکایت جمع کروانے کے بعد مزید کارروائی کی ضرورت نہیں ہوتی۔ تفتیش کار شکایت کا جائزہ لیں گے اور شکایت کنندہ کو اس کی صورتحال سے آگاہ کریں گے۔

اپیل کے عمل سے متعلق سوالات کے لیے، آپ ہم سے (804) 225-2136پر رابطہ کر سکتے ہیں۔ آپ ہماری ٹیم کو owe@dhrm.virginia.gov پر ای میل بھی کر سکتے ہیں۔

* OWE اب ڈاک یا کاغذی شکایت فارم قبول نہیں کرے گا۔ تمام فارمز کو مکمل کرکے آن لائن جمع کرانا چاہیے۔ اگر آپ کو مدد کی ضرورت ہو تو براہ کرم ہمارے دفتر سے رابطہ کریں۔

براہ کرم نوٹ کریں کہ Commonwealth میں درخواست دائر کرنے سے آپ کو وفاقی سطح پر امریکی مساوی روزگار مواقع کمیشن (EEOC) میں شکایت دائر کرنے سے نہیں روکتا۔ In the State of Virginia, کسی فرد کے پاس مبینہ امتیازی واقعے کی تاریخ سے 300 دن ہوتے ہیں کہ وہ 15 یا اس سے زیادہ ملازمین والے آجر کے خلاف نسل، رنگ، قومیت، جنس، مذہب، جینیاتی معلومات، اور/یا معذوری کی بنیاد پر امتیاز کے الزام میں EEOC میں مقدمہ دائر کرے۔ In the State of Virginia, کسی فرد کے پاس مبینہ نقصان کی تاریخ سے 300 دن ہوتے ہیں تاکہ وہ کسی نجی، شہر یا کاؤنٹی کے آجر 20 کے خلاف عمر کی بنیاد پر امتیاز کے الزام میں EEOC میں مقدمہ دائر کر سکے۔

§ 4۔3 مفادات کے ٹکراؤ کی وجہ سے شکایت دائر کرنے کے لیے وقت کی شرائط

تمام ریاستی ملازمین، سابق ریاستی ملازمین، اور ریاستی ملازمت کے درخواست دہندگان اگر وہ § 3میں بیان کردہ شرائط پر پورا اترتے ہیں تو امتیازی سلوک کی شکایت درج کروا سکتے ہیں۔0 شرائط۔

مندرجہ بالا شرائط پر پورا اترنے والے افراد، آخری مبینہ امتیاز کے عمل کے180 کیلنڈر دنوں کے اندر OWE کے ساتھ امتیازی سلوک کی شکایت دائر کر سکتے ہیں۔

جس تاریخ کو شکایت دائر کی جاتی ہے، وہی تاریخ ہے جب یہ آن لائن سسٹم کے ذریعے جمع کرائی جاتی ہے۔

EEO کی ذمہ داریاں

§5۔1 ملازمین کی ذمہ داریاں

وہ ملازمین جو سمجھتے ہیں کہ انہیں امتیاز، ہراسانی یا انتقامی کارروائی کا سامنا کرنا پڑا ہے، ان پر ایکوئل ایمپلائمنٹ اپرچونٹی (EEO) شکایت پر غور یا درج کرانے کی مخصوص ذمہ داریاں عائد ہوتی ہیں تاکہ منصفانہ اور مؤثر حل کا عمل یقینی بنایا جا سکے۔ ان ذمہ داریوں میں شامل ہیں:

EEO تحفظات کو سمجھنا – ملازمین کو EEO کی پالیسیوں، قوانین، اور وفاقی، ریاستی، اور ایجنسی مخصوص ضوابط کے تحت اپنے حقوق سے واقفیت حاصل کرنی چاہیے۔

بروقت رپورٹنگ – شکایات کو مقررہ وقت کے اندر دائر کرنا ضروری ہے (براہ کرم اوپر دیے گئے مخصوص حصوں میں ٹائم لائن اور ایجنسی کی پالیسیاں دیکھیں جو عمل کی وضاحت کرتی ہیں) تاکہ جائزے کے لیے اہلیت یقینی بنائی جا سکے۔

درست اور مکمل معلومات فراہم کرنا – ملازمین کو مبینہ امتیاز یا انتقامی کارروائی کو واضح طور پر بیان کرنا چاہیے، جس میں تاریخیں، ملوث افراد، اور متعلقہ تفصیلات یا معاون دستاویزات شامل ہوں۔

تحقیقات میں تعاون کرنا – ملازمین سے توقع کی جاتی ہے کہ وہ نیک نیتی سے حصہ لیں، سوالات کا جواب دیں، اور اپنے دعووں کی حمایت کے لیے مطلوبہ ثبوت یا گواہ کی معلومات فراہم کریں۔ 15 کیلنڈر دنوں میں سوالات کا جواب نہ دینے کی صورت میں ان کی شکایت کو انتظامی طور پر بند کر دیا جا سکتا ہے۔

ثبوت کا بوجھ – ملازمین کو سمجھنا چاہیے کہ وہ اپنے امتیازی سلوک یا انتقامی کارروائی کے دعوے کو ثابت کرنے کے لیے کافی شواہد پیش کر کے ذمہ دار ہیں۔

غیر رسمی حل کے طریقے استعمال کرنا – باضابطہ شکایت درج کرانے سے پہلے، ملازمین کو ترغیب دی جاتی ہے کہ اگر دستیاب ہو تو ثالثی یا متبادل تنازعہ حل (ADR) میں حصہ لیں تاکہ مسائل کو کم سے کم سطح پر حل کیا جا سکے۔ ثالثی میں دلچسپی رکھنے والے ملازمین کو مشاورت کے لیے DHRM آفس آف ایمپلائمنٹ ڈسپیوٹ ریزولوشن (EDR) سے رابطہ کرنا چاہیے۔

پیشہ ورانہ رویے کو برقرار رکھنا – شکایت کے دوران ملازمین کو کام کی جگہ کی پالیسیوں کی پابندی کرنی چاہیے اور ایسے انتقامی اقدامات سے بچنا چاہیے جو تحقیقات پر اثر انداز ہو سکتے ہیں۔

رازداری کا تحفظ – ملازمین کو تمام متعلقہ فریقین کی پرائیویسی کا احترام کرنا چاہیے اور کیس کی حساس تفصیلات سے گریز کرنا چاہیے جو عمل کے لیے ضروری ہوں۔

ضرورت پڑنے پر رہنمائی حاصل کرنا – ملازمین اپنی ایجنسیوں کے EEO مشیروں، HR نمائندوں، یا قانونی مشیروں سے مشورہ کر سکتے ہیں تاکہ ان کے اختیارات اور اگلے اقدامات کو سمجھ سکیں۔

ان ذمہ داریوں کو پورا کر کے، ملازمین ایک منصفانہ، مکمل اور مؤثر EEO شکایت کے عمل کو یقینی بنانے میں مدد دیتے ہیں جبکہ کام کی جگہ کی دیانت داری کو برقرار رکھتے ہیں۔

ملازمین کو چاہیے کہ اگر وہ اپنی ایجنسی میں کسی مشکل صورتحال کا سامنا کر رہے ہیں تو اپنے EEO/HR دفتر سے رابطہ کریں۔ HR/EEO کا عملہ مشورہ دے گا کہ شکایت کی کارروائی کی جائے یا امتیازی سلوک کی شکایت درج کرائی جائے۔

اگر آپ امتیازی سلوک کی شکایت درج کروا رہے ہیں تو ملازم کو اپنی ایجنسی کی EEO پالیسی، طریقہ کار اور متعلقہ فارموں سے واقفیت حاصل کرنی ہوگی، جس میں HR/EEO عملے کی رہنمائی شامل ہوگی۔ ملازم کیس کی دستاویزات فراہم کرنے کا ذمہ دار ہوتا ہے کیونکہ ثبوت کا بوجھ انہی پر ہوتا ہے۔

ملازمین براہ راست OWE کے ساتھ فائل نہیں کر سکتے، سوائے ان مخصوص حالات کے جو OWE کے مفادات کے تصادم (COI) کے عمل میں بیان کی گئی ہیں۔ ملازمین کو ترغیب دی جاتی ہے کہ وہ OWE کے عمل کا جائزہ لیں اور اسے سمجھیں اور اپیل یا COI کو بروقت جمع کروانے کے ذمہ دار ہیں۔

اگرچہ ملازمین براہ راست OWE کے ساتھ کیس دائر نہیں کر سکتے (سوائے COI کیسز کے)، وہ ہمیشہ مشاورت حاصل کر سکتے ہیں۔ OWE ان حالات کے بارے میں رہنمائی فراہم کر سکتا ہے جن کا وہ سامنا کر رہے ہیں اور اگر قابل اطلاق ہو تو انہیں مناسب شکایتی عمل کی طرف رہنمائی کر سکتا ہے۔ ملازمین کو یاد دلایا جاتا ہے کہ وہ بیک وقت اپنے ملازمت دینے والے ادارے اور EEOC کے سامنے امتیاز کی شکایت درج کرا سکتے ہیں۔

§ 5۔2 ایجنسی کی ذمہ داریاں

Agencies must have EEO personnel that have received training in conducting EEO Investigations, preferably the New Investigators Training by the Equal Employment Opportunity Commission Training Institute.

Agency Heads, Managers, and Supervisors should receive relevant EEO training. Agency Heads should have awareness of complaints within their agency.

Agencies are responsible for developing EEO Policy statements and informing employees of such policies.

Agencies must inform employees and applicants of their EEO rights and ensure that all EEO posters are displayed in visible locations accessible to both employees and applicants.

Employees often struggle to determine whether they should file a grievance or if their situation constitutes discrimination. To address this, training and consultation should be available through the HR/EEO office. Agencies also reach out to OWE to provide such training. Agencies should also notify employees of their right to consult with the OWE for guidance.

Agencies must develop an EEO complaint process by which they can collect information related to allegations of discrimination. The agency complaint process should include detailed forms to collect information as well as have clear directions for the employee on how to fill the form and provide all information to create a case.

Agencies are required to respond to all complaints of discrimination in a timely and professional manner. Upon receipt of a discrimination complaint, the agency must acknowledge the complaint promptly and inform the complainant of the next steps in the process. Timely responses are essential to demonstrate the agency's commitment to addressing discrimination concerns, ensuring fairness, and maintaining trust. Acknowledging receipt of complaints helps to reassure employees that their concerns are taken seriously, promotes transparency, and minimizes the potential for escalation. It also supports a respectful and compliant workplace environment, aligning with the agency's legal and ethical responsibilities to address discrimination promptly.

The complaint must be received in a timely manner and the case should be investigated by trained employees as referenced above. There should be a timeline within which the case is accepted and investigated. This timeline should be communicated to the employee. Agency investigators must inform the employee in writing of the acceptance of their complaint. Acceptance letters should include when the complaint was filed, the allegations and issues the employee brought forward, and the allegations and issues the agency has accepted for investigation. A final agency decision must be issued at the conclusion of the investigation.

Agencies must inform employees of their right to file an appeal with the DHRM's Office of Workforce Engagement if they are dissatisfied with the final decision issued by their employing agency. Agency EEO personnel should familiarize themselves with the DHRM complaint process to assist employees in either filing an appeal to the FAD, as outlined above, or filing directly with DHRM in cases where DHRM accepts complaints directly, as specified in the COI section of the DHRM discrimination complaint process.

To protect employee rights to appeal within 15 calendar days of the FAD, the FAD must be dated the same date it is presented to the employee.

If an employee appeals the FAD and the appeal is accepted by OWE, the agency’s Human Resource Office and/or EEO Office is required to provide a copy of the agency FAD, including a copy of the employee's complaint form, the acceptance letter, attachments submitted by the employee.

Agencies that do not currently have an EEO complaint process as outlined above, should contact the OWE for consultation and support in building a comprehensive EEO process.

§ 5۔3 ایجنسی کے لازمی EEO رپورٹنگ کے تقاضے

ایجنسیاں DHRM کے تقاضے کے مطابق دو سالہ EDR/EEO کیس رپورٹ مکمل کرنے اور جمع کروانے کی ذمہ دار ہیں۔ اس مقصد کے لیے یہ انتہائی ضروری ہے کہ ایجنسیاں دائر کیے گئے تمام مقدمات اور متعلقہ معلومات کا ریکارڈ رکھیں۔ ایجنسیوں کو EEOC کے ساتھ دائر کیے گئے مقدمات بھی شامل کرنے چاہئیں۔ رپورٹ کیے گئے کیسز کو جمع نہیں کرنا چاہیے۔ ایجنسیوں کو ہر کیس کو الگ الگ درج کرنا ہوتا ہے اور الزامات کی تعداد، مسئلہ، موجودہ صورتحال اور ہر کیس کا نتیجہ شامل کرنا ہوتا ہے۔

OWE ایجنسیوں کو مطلع کرے گا کہ ایسی رپورٹس کب مکمل کی جانی چاہئیں اور کب OWE کو واپس کی جانی چاہئیں۔ اس رپورٹ سے متعلق کسی بھی سوال کے لیے براہ کرم OWE سے رابطہ کریں۔

6۔0 تعریفیں

عمر: 40 سال یا اس سے زیادہ عمر کے ملازمین کے خلاف امتیاز۔

ایجنسی ہیڈ: ڈائریکٹر، کمشنر یا ریاستی ایجنسی کا کوئی اور مقرر کردہ سربراہ یا وہ فرد جسے ایجنسی کے سربراہ کے لیے کام کرنے کا اختیار دیا گیا ہو۔

اپیل: ایک ایسا عمل جس میں ملازم EEO شکایت پر حتمی ایجنسی کے فیصلے (FAD) موصول ہونے کے بعد اپیل دائر کرتا ہے۔

بنیادیں (محفوظ زمرہ جات): وہ مخصوص وجہ یا خصوصیت (جیسے نسل، جنس، عمر، معذوری وغیرہ) جس کے بارے میں ملازم سمجھتا ہے کہ اس نے کام کی جگہ پر غیر منصفانہ سلوک یا امتیاز کا سبب بنایا۔

ثبوت کا ذمہ داری: یہ شکایت کنندہ (ملازم) کی ذمہ داری کو ظاہر کرتا ہے کہ وہ امتیاز، ہراسانی یا انتقامی کارروائی کے دعوے کی حمایت کے لیے کافی ثبوت فراہم کرے۔ شکایت کنندہ کو یہ ثابت کرنا ہوگا کہ اس نے کسی محفوظ خصوصیت (جیسے نسل، جنس، معذوری، یا عمر) کی بنیاد پر منفی سلوک کا سامنا کیا اور یہ کہ یہ سلوک EEO قوانین کی خلاف ورزی کرتا ہے۔

رنگ: کسی شخص کی جلد کے رنگ کی بنیاد پر امتیاز، چاہے اس کی نسل کچھ بھی ہو۔

شکایت: ایک رسمی الزام جو کسی ملازم نے EEO قوانین کی خلاف ورزی میں امتیاز، ہراسانی یا انتقامی کارروائی کا دعویٰ کیا ہو۔

مفادات کا تصادم (COI): ایک ایسی صورتحال جس میں اعلیٰ سطح کی قیادت (ایجنسی ہیڈ، HR ڈائریکٹر، یا EEO ڈائریکٹر) کے ساتھ امتیازی سلوک کی وجہ سے ممکنہ تنازعہ پیدا ہو۔

معذوری: جسمانی یا ذہنی معذوریوں کی بنیاد پر امتیاز جو ایک یا زیادہ بڑی زندگی کی سرگرمیوں کو نمایاں طور پر محدود کرتا ہے۔

امتیاز: کسی فرد یا گروہ کے ساتھ غیر منصفانہ سلوک، جو کسی محفوظ خصوصیت جیسے نسل، جنس، معذوری یا عمر کی بنیاد پر ہو۔ دیکھیں : DHRM پالیسی 2.05، مساوی روزگار کے مواقع

مساوی روزگار کے مواقع (EEO): یہ اصول کہ تمام ملازمین کو ملازمت کے فیصلوں میں منصفانہ سلوک ملنا چاہیے، چاہے ان کی حفاظت کی خصوصیات کچھ بھی ہوں۔

EEO انویسٹیگیٹر: ایک ایسا فرد جو EEO تحقیقات کرنے کی تربیت یافتہ ہے۔

EEO مینیجر: وہ فرد جو EEO سے متعلق معاملات بشمول امتیازی سلوک کی شکایات کی تحقیقات کو سنبھالنے کا ذمہ دار ہے۔

حتمی ایجنسی کا فیصلہ (FAD): کسی ایجنسی کا تحریری فیصلہ جو شکایت کنندہ کو امتیازی سلوک کی رسمی شکایت پر دیا جاتا ہے، شکایت کے نتائج کی وضاحت کرتا ہے اور اپیل کی معلومات کی وضاحت کرتا ہے۔

جینیاتی معلومات: فرد کی جینیاتی معلومات، بشمول خاندانی طبی تاریخ، کی بنیاد پر امتیاز۔

شکایت: شکایتی فارم A پر تحریری شکایت جس میں انتظامیہ کے اقدامات اور کوتاہیوں کو چیلنج کیا جا رہا ہے، شکایت کے حق میں حقائق، اور درخواست کردہ ریلیف بیان کیا گیا ہے۔

HR Director: وہ فرد جو تمام HR آپریشنز کی نگرانی کرتا ہے۔

ثالثی: ایک رضاکارانہ عمل جس کے ذریعے افراد، ثالثوں کی مدد سے، کام سے متعلق مسائل کو حل کرنے کے لیے معاہدہ کر سکتے ہیں۔

قومی اصل: ملازم کی جائے پیدائش، نسب، ثقافت یا زبان کی بنیاد پر امتیاز۔

نسل: ملازم کی نسل (یا تاریخی طور پر نسل سے منسلک خصوصیات جیسے بالوں کی ساخت، بالوں کی قسم، اور حفاظتی ہیئر اسٹائل جیسے چوٹیاں، بالوں اور موڑ) یا نسل کی بنیاد پر امتیاز۔

مذہب: ملازم کے مذہبی عقائد یا رسومات کی بنیاد پر امتیاز۔

انتقام: کسی ملازم کے خلاف محفوظ سرگرمیوں میں ملوث ہونے پر امتیازی سلوک یا منفی اقدامات، جیسے شکایت درج کروانا یا تحقیقات میں حصہ لینا۔