آزادیٔ معلومات کا قانون (FOIA)

ورجینیا فریڈم آف انفارمیشن ایکٹ (FOIA)، واقع § 2 ۔ 2-3700 وغیرہ۔ seq کوڈ آف ورجینیا، دولت مشترکہ کے شہریوں اور میڈیا کے نمائندوں کو عوامی اداروں، سرکاری اہلکاروں، اور سرکاری ملازمین کے پاس موجود عوامی ریکارڈ تک رسائی کی ضمانت دیتا ہے۔

عوامی ریکارڈ کوئی تحریر یا ریکارڈنگ ہے -- چاہے وہ کاغذی ریکارڈ ہو، الیکٹرانک فائل ہو، آڈیو یا ویڈیو ریکارڈنگ ہو، یا کوئی دوسرا فارمیٹ ہو -- جو کہ کسی عوامی ادارے یا اس کے افسروں، ملازمین یا ایجنٹوں کے پاس عوامی کاروبار کے لین دین میں تیار یا ملکیت میں ہے۔ تمام عوامی ریکارڈز کو کھلا سمجھا جاتا ہے، اور صرف اس صورت میں روکا جا سکتا ہے جب کوئی مخصوص، قانونی استثنیٰ لاگو ہو۔

FOIA کی پالیسی بیان کرتی ہے کہ FOIA کا مقصد یہ ہے کہ تمام افراد کو حکومتی سرگرمیوں کے بارے میں زیادہ سے زیادہ آگاہی فراہم کی جائے۔ اس پالیسی کو آگے بڑھانے کے لیے، FOIA کا تقاضا ہے کہ قانون کی تشریح آزادانہ طور پر، رسائی کے حق میں کی جائے، اور عوامی ریکارڈ کو روکنے کی اجازت دینے والی کسی بھی استثنا کی تشریح محدود طور پر کی جانی چاہیے۔

آپ کے FOIA حقوق

• آپ کو عوامی ریکارڈز یا دونوں کی نقول کا معائنہ کرنے یا وصول کرنے کی درخواست کرنے کا حق ہے۔
• آپ کو درخواست کرنے کا حق ہے کہ درخواست کردہ ریکارڈز کے لیے کسی بھی چارجز کا تخمینہ پہلے سے لگایا جائے۔
• اگر آپ کو یقین ہے کہ آپ کے FOIA حقوق کی خلاف ورزی ہوئی ہے، تو آپ FOIA کی تعمیل کو یقینی بنانے کے لیے ضلعی یا سرکٹ عدالت میں درخواست دائر کر سکتے ہیں۔

ہیومن ریسورس مینجمنٹ ڈیپارٹمنٹ سے ریکارڈ کے لیے درخواست کرنا

• آپ امریکی پوسٹ، فیکس، ای میل، ذاتی طور پر یا فون پر ریکارڈ کی درخواست کر سکتے ہیں۔ FOIA کی ضرورت نہیں ہے کہ آپ کی درخواست تحریری طور پر ہو، اور نہ ہی آپ کو خاص طور پر یہ بتانے کی ضرورت ہے کہ آپ FOIA کے تحت ریکارڈ کی درخواست کر رہے ہیں۔
  • عملی نقطہ نظر سے، یہ آپ اور آپ کی درخواست وصول کرنے والے شخص دونوں کے لیے مددگار ثابت ہو سکتا ہے کہ آپ اپنی درخواست کو تحریری شکل میں پیش کریں۔ یہ آپ کو اپنی درخواست کا ریکارڈ بنانے کی اجازت دیتا ہے۔ یہ ہمیں یہ بھی واضح طور پر بتاتا ہے کہ آپ کون سے ریکارڈ کی درخواست کر رہے ہیں، تاکہ زبانی درخواست پر کوئی غلط فہمی نہ ہو۔ تاہم، اگر آپ اسے تحریری طور پر نہ دینے کا انتخاب کرتے ہیں تو ہم آپ کی FOIA درخواست کا جواب دینے سے انکار نہیں کر سکتے۔
• آپ کی درخواست کو ان ریکارڈوں کی نشاندہی کرنی ہوگی جن کی آپ "معقول خصوصیت" کے ساتھ تلاش کر رہے ہیں۔ یہ ایک عام فہم معیار ہے۔ یہ آپ کی درخواست کرنے والے ریکارڈوں کے حجم یا تعداد کا حوالہ یا محدود نہیں کرتا ہے۔ اس کے بجائے ، اس کے لئے ضروری ہے کہ آپ کافی مخصوص ہوں تاکہ ہم ان ریکارڈوں کی شناخت اور تلاش کرسکیں جن کی آپ تلاش کر رہے ہیں۔
• آپ کی درخواست میں موجودہ ریکارڈ یا دستاویزات کا مطالبہ کرنا ضروری ہے۔ FOIA آپ کو ریکارڈ کا  معائنہ کرنے یا کاپی کرنے کا حق دیتا ہے۔ اس کا اطلاق ایسی صورت حال پر نہیں ہوتا ہے جہاں آپ محکمہ انسانی وسائل کے انتظام کے کام کے بارے میں عمومی سوالات پوچھ رہے ہوں، اور نہ ہی اس کے لیے محکمہ انسانی وسائل کے انتظام سے ایسا ریکارڈ بنانے کی ضرورت ہوتی ہے جو موجود ہی نہ ہو۔
• آپ کاروبار کے باقاعدہ کورس میں ڈیپارٹمنٹ آف ہیومن ریسورس مینجمنٹ کے ذریعہ استعمال ہونے والے کسی بھی فارمیٹ میں الیکٹرانک ریکارڈ حاصل کرنے کا انتخاب کر سکتے ہیں۔
  • مثال کے طور پر، اگر آپ ایکسل ڈیٹا بیس میں رکھے ہوئے ریکارڈز کی درخواست کر رہے ہیں، تو آپ ان ریکارڈز کو الیکٹرانک طور پر، ای میل کے ذریعے یا کمپیوٹر ڈسک پر وصول کرنے کا انتخاب کر سکتے ہیں، یا ان ریکارڈوں کی پرنٹ شدہ کاپی حاصل کر سکتے ہیں۔
• اگر ہمارے پاس آپ کی درخواست کے بارے میں سوالات ہیں، تو براہ کرم عملے کی کوششوں کے ساتھ تعاون کریں تاکہ آپ کس قسم کے ریکارڈ کی تلاش کر رہے ہیں، یا کسی بڑی درخواست کے جواب کے بارے میں معقول معاہدے تک پہنچنے کی کوشش کریں۔ FOIA کی درخواست کرنا کوئی مخالفانہ عمل نہیں ہے، لیکن ہمیں آپ کے ساتھ آپ کی درخواست پر بات کرنے کی ضرورت پڑ سکتی ہے تاکہ یہ یقینی بنایا جا سکے کہ ہم یہ سمجھتے ہیں کہ آپ کون سے ریکارڈز تلاش کر رہے ہیں۔

محکمہ انسانی وسائل کے انتظام سے ریکارڈ کی درخواست کرنے کے لیے، آپ اپنی درخواست مکہ ہال کو بھیج سکتے ہیں:

• 101 این۔ 14ویں گلی، 12ویں منزل
• فون - (804)773-0247  فیکس - (804) 371-7401
• ای میل - FOIA کی درخواست جمع کروائیں۔

آپ ہم سے ان سوالات کے لیے بھی رابطہ کر سکتے ہیں جو آپ کے محکمہ انسانی وسائل کے انتظام سے ریکارڈ کی درخواست کرنے سے متعلق ہیں۔ اس کے علاوہ، فریڈم آف انفارمیشن ایڈوائزری کونسل FOIA کے بارے میں آپ کے کسی بھی سوال کا جواب دینے کے لیے دستیاب ہے۔ کونسل سے ای میل کے ذریعے رابطہ کیا جا سکتا ہے: foiacouncil@dls.virginia.gov ، یا فون کے ذریعے (804) 225-3056 یا [ٹول فری] 1-866-448-4100 ۔  FOIA کی درخواستوں پر محکمہ انسانی وسائل کے انتظام کے جواب پر تبصرہ کرنے کے لیے، براہ کرم ایک عوامی تبصرہ فارم پُر کریں۔

آپ کی درخواست کے جواب میں محکمہ انسانی وسائل کے انتظام کی ذمہ داریاں

• محکمہ ہیومن ریسورس مینجمنٹ کو آپ کی درخواست کو موصول ہونے کے پانچ کاروباری دنوں کے اندر جواب دینا چاہیے۔ آپ کی درخواست موصول ہونے کے اگلے دن "ایک دن" سمجھا جاتا ہے۔ پانچ دن کی مدت میں اختتام ہفتہ یا تعطیلات شامل نہیں ہیں۔
• محکمہ انسانی وسائل کے انتظام سے عوامی ریکارڈز کے لئے آپ کی درخواست کے پیچھے کی وجہ غیر متعلقہ ہے ، اور ہم آپ سے یہ نہیں پوچھ سکتے کہ آپ آپ کی درخواست کا جواب دینے سے پہلے آپ ریکارڈ کیوں چاہتے ہیں۔ تاہم ، FOIA محکمہ انسانی وسائل کے انتظام کو آپ سے اپنا نام اور قانونی پتہ فراہم کرنے کے لئے کہنے کی اجازت دیتا ہے۔
• FOIA کا تقاضہ ہے کہ محکمہ ہیومن ریسورس مینجمنٹ آپ کی درخواست پر پانچ دن کی مدت کے اندر درج ذیل میں سے ایک جواب دے:
  ہم آپ کو وہ ریکارڈ فراہم کرتے ہیں جن کی آپ نے پوری درخواست کی ہے
  ہم ان تمام ریکارڈوں کو روک دیتے ہیں جن کی آپ نے درخواست کی ہے، کیونکہ تمام ریکارڈ ایک مخصوص قانونی استثنیٰ کے تابع ہیں۔ اگر تمام ریکارڈز روکے جا رہے ہیں، تو ہمیں آپ کو تحریری جواب بھیجنا چاہیے۔ اس تحریر میں ریکارڈز کے حجم اور موضوع کی شناخت ہونی چاہیے، اور کوڈ آف ورجینیا کے مخصوص حصے کو بیان کرنا چاہیے جو ہمیں ریکارڈز کو روکنے کی اجازت دیتا ہے۔
• ہم آپ کی درخواست کردہ کچھ ریکارڈ فراہم کرتے ہیں، لیکن دیگر ریکارڈ کو روک لیتے ہیں۔ ہم پورے ریکارڈ کو نہیں روک سکتے اگر اس کا صرف ایک حصہ استثنا کے تحت ہو۔ اس صورت میں، ہم ریکارڈ کے اس حصے کو حذف کر سکتے ہیں جو روکا جا سکتا ہے، اور آپ کو ریکارڈ کا باقی حصہ فراہم کرنا ضروری ہے۔ ہمیں آپ کو ایک تحریری جواب فراہم کرنا ہوگا جس میں ورجینیا کے قانون کی مخصوص دفعہ کا ذکر ہو جو درخواست کردہ ریکارڈز کے کچھ حصوں کو روکنے کی اجازت دیتی ہے۔
• اگر محکمہ انسانی وسائل کے انتظام کے لیے پانچ دن کی مدت کے اندر آپ کی درخواست کا جواب دینا عملی طور پر ناممکن ہے، تو ہمیں یہ تحریری طور پر بیان کرنا چاہیے، ان شرائط کی وضاحت کرتے ہوئے جو جواب کو ناممکن بنا دیتے ہیں۔ یہ ہمیں آپ کی درخواست کا جواب دینے کے لیے سات اضافی کام کے دنوں کی اجازت دے گا، جس سے ہمیں آپ کی درخواست کا جواب دینے کے لیے کل 12 کام کے دن ملیں گے۔
• اگر آپ ریکارڈز کی ایک بہت بڑی تعداد کی درخواست کرتے ہیں، اور ہمیں لگتا ہے کہ ہم اپنی دیگر تنظیمی ذمہ داریوں میں خلل ڈالے بغیر آپ کو 12 دنوں کے اندر ریکارڈ فراہم نہیں کر سکتے ہیں، تو ہم آپ کی درخواست کا جواب دینے کے لیے اضافی وقت کے لیے عدالت سے درخواست کر سکتے ہیں۔ تاہم، FOIA کا تقاضہ ہے کہ ہم عدالت میں مزید وقت مانگنے کے لیے جانے سے پہلے پیداوار یا ریکارڈ کے بارے میں آپ کے ساتھ معاہدے تک پہنچنے کی معقول کوشش کریں۔

لاگتیں

• آپ کو ان ریکارڈز کے لیے ادائیگی کرنی پڑ سکتی ہے جس کی آپ محکمہ انسانی وسائل کے انتظام سے درخواست کرتے ہیں۔ FOIA ہمیں FOIA کی درخواستوں کا جواب دینے کے اصل اخراجات کے لیے چارج کرنے کی اجازت دیتا ہے۔ اس میں درخواست کردہ ریکارڈز کی تلاش میں سٹاف کا وقت، کاپی کرنے کے اخراجات، یا درخواست کردہ ریکارڈ کی فراہمی سے براہ راست متعلق کوئی اور اخراجات شامل ہوں گے۔ اس میں عمومی اوور ہیڈ اخراجات شامل نہیں ہو سکتے۔
• اگر ہم یہ اندازہ لگاتے ہیں کہ آپ کی درخواست کا جواب دینے پر $200 سے زیادہ لاگت آئے گی، تو ہم آپ سے درخواست کے ساتھ آگے بڑھنے سے پہلے ایک محفوظ سرمایہ کی ادائیگی کا مطالبہ کر سکتے ہیں، جو تخمینہ کی رقم سے زیادہ نہ ہو۔ آپ کی درخواست کا جواب دینے کے لیے ہمارے پاس جو پانچ دن ہیں، ان میں وہ وقت شامل نہیں ہوتا جب ہم محفوظ سرمایہ طلب کرتے ہیں اور جب آپ جواب دیتے ہیں۔
• آپ درخواست کر سکتے ہیں کہ ہم آپ کی درخواست کردہ ریکارڈز کی فراہمی کے اخراجات کا پیشگی تخمینہ فراہم کریں۔ یہ آپ کو کسی بھی اخراجات کے بارے میں پہلے سے جاننے کی اجازت دے گا، یا متوقع اخراجات کو کم کرنے کی کوشش میں آپ کو اپنی درخواست میں ترمیم کرنے کا موقع فراہم کرے گا۔
• اگر آپ پر گزشتہ FOIA کی درخواست سے رقم واجب الادا ہے جو کہ 30 دنوں سے زائد عرصے سے ادا نہیں کی گئی ہے، تو محکمہ انسانی وسائل کے انتظام کو آپ کی نئی FOIA درخواست کا جواب دینے سے پہلے ماضی کے واجب الادا بل کی ادائیگی کی ضرورت پڑ سکتی ہے۔
• DHRM FOIA فیس پالیسی دیکھیں۔

عام طور پر استعمال ہونے والی چھوٹ

ورجینیا کا ضابطہ کسی بھی عوامی ادارے کو کچھ ریکارڈز کو عوامی افشاء سے روکنے کی اجازت دیتا ہے۔ ہیومن ریسورس منیجمنٹ کا محکمہ عام طور پر درج ذیل استثنیٰ سے مشروط ریکارڈ روکتا ہے:

• عملے کے ریکارڈ (§ 2.2-3705.1 (1) ضابطہ ورجینیا کا)
• ریکارڈز اٹارنی کلائنٹ کے استحقاق سے مشروط ہیں (§ 2.2-3705.1 (2)) یا اٹارنی ورک پروڈکٹ (§ 2.2-3705.1 (3))
• وینڈر کی ملکیتی معلومات (§ 2.2-3705.1 (6))
• معاہدے کی گفت و شنید اور ایوارڈ سے متعلق ریکارڈز، معاہدے سے پہلے (§ 2.2-3705.1 (12))